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Guida introduttiva IPPBX lwlink

Guide | Centralino Virtuale - PBX

L'interfaccia web del centralino è consultabile a questo indirizzo. In questa pagina sarà sufficiente inserire il proprio nome utente e la password ad esso associata (tali dati vengono forniti al momento dell’installazione ma è possibile richiederli in caso di smarrimento).

Effettuato l’accesso come utente si potranno consultare e utilizzare alcune delle funzionalità principali:

  •  - Il servizio FAX (se attivo e/o se abilitati), per inviare fax e visionare quelli ricevuti.
  •  - Gestire la propria rubrica telefonica personale.
  •  - Consultare la rubrica condivisa (per modificarla occorre utilizzare un accesso proprietario).
  •  - Consultare il registro delle chiamate effettuate/ricevute.


 

INVIARE E RICEVERE I FAX

L’area FAX è divisa in due parti: la sezione invio ed il registro dei Fax ricevuti.

Per inviare un fax è sufficiente cliccare su “Invia FAX”, in modo da accedere all’area di gestione degli invii.
Per l’invio sarà sufficiente decidere se effettuarlo subito oppure ad un orario programmato (Invio ritardato), inserire il numero di telefono del destinatario, inserire il documento che conterrà i dati da faxare e cliccare sul pulsante “Invia”.

All'interno del Registro Fax è invece possibile visionare l'elenco dei file inviati e ricevuti.

ID: è un numero assegnato automaticamente (Inviato/Ricevuto).
Istanza FAX: è la linea con cui il FAX viene inviato / ricevuto.
Utente: fa riferimento a chi ha effettuato l’invio di un FAX.
Privato: indica se è stato effettuato un invio con dicitura “privato”.
Direzione: indica se il FAX è stato inviato o ricevuto (Ingresso / Uscita).
Giorno del mese: indica la data di Invio / Ricezione.
Orario della richiesta: indica l’orario di Invio / Ricezione.
Orario Programmato: indica Data e Ora dell’eventuale invio programmato.
ID chiamante: indica il numero di telefono di chi ha inviato un FAX.
ID Chiamato: indica il numero di telefono a cui è stato inviato un FAX.
Stato: indica l’esito dell’operazione effettuata (Fallito / Successo).
Pagine: indica il numero di pagine Inviate / Ricevute.
Tentativi: indica il numero di tentativi effettuati.
Allegati: questa sezione può presentare una o due icone. Per la ricezione è presente una sola icona, che è il pdf del fax ricevuto. Per l’invio sono presenti solitamente due icone: una relativa al documento inviato e l’altra contenente il report dello status dell’invio.

 

LA RUBRICA TELEFONICA

La rubrica telefonica è suddivisa in tre schede: Interni, Condivisa, Utente (Privata).

Loggati come utente è possibile consultare le prime due e modificare a piacere la propria rubrica personale.
Loggandosi come utente addetto alla gestione della rubrica condivisa, sarà invece possibile modificare inserire e cancellare i numeri in essa contenuti.
Per poter accedere con tali privilegi è necessario loggarsi con queste credenziali:
Utente: phonebook_manager@propriocentralino.it
Password: fornita al momento dell’installazione (è possibile richiederla in caso di smarrimento).

 

CODICI CENTRALINO

Oltre al normale utilizzo del centralino, tramite telefono, è possibile digitare dei codici preimpostati che variano a seconda della loro funzionalità. Nello specifico:

Prelievo di chiamata
 - *9 seguito dal numero di interno permette di prelevare la chiamata in arrivo.
Quando in qualche postazione non è presente nessuno è possibile prelevare la chiamata e rispondere.

Lucchetto Elettronico (Attivabile su richiesta)
 - 851 Per abilitarlo
 - 850 Per disabilitarlo
Il lucchetto elettronico permette il blocco delle telefonate (Tranne quelle di emergenza) in modo tale da prevenire eventuali utilizzi non autorizzati da parte di utenze esterne.

Casella Vocale
 - 801
Per ascoltare e manovrare la propria casella vocale. Una pratica voce guida segue passo/passo l’utente in ogni fase. Solitamente, se non richiesto dall’utente, il codice della casella doppia quello del proprio numero interno. Esempio: Interno 12, codice casella 1212.

Fork To Mobile
 
- 501 Per Abilitarlo
 - 500 Per Disabilitarlo
 - 509 Per Controllare Lo Stato (Abilitato / Disabilitato)
Il servizio Fork2Mobile consente di inoltrare la chiamata diretta ad un interno anche ad un numero mobile precedentemente associato all’interno stesso. Questa funzione può essere utilizzata per ricevere le chiamate anche quando si è lontani dalla propria postazione di lavoro. Il sevizio funziona per chiamate dirette e per le chiamate a gruppi ma non funziona per le chiamate alle code.

Quando viene attivato questo servizio il centralino inoltra la chiamata in ingresso non solo agli account associati all’interno ma anche verso un numero cellulare predefinito. Una volta stabilita la comunicazione verso l’utenza mobile il centralino richiede dapprima conferma che si tratti effettivamente della risposta di un utente (potrebbe trattarsi di un servizio di casella vocale o richiamata) e quindi effettua il bridging della chiamata originale in ingresso con la nuova chiamata verso il cellulare.

Le chiamate verso gli altri dispositivi smettono di squillare non appena uno dei terminali risponde. La chiamata verso il numero mobile segue le regole di instradamento in uscita associate all’interno ed il numero presentato coinciderà sempre con quello che utilizza l’interno quando comunica verso la rete telefonica pubblica. La chiamata verso il mobile non contiene pertanto alcuna informazione in merito al chiamante originale.

Se però sul telefono è attiva e connessa l’applicazione Kalliope CTI Mobile, il centralino invia il numero chiamante originale all'applicazione che la notifica all'utente. In questo modo l’utente può decidere se rispondere dopo aver verificato chi lo sta contattando.

Le differenze tra questo servizio e il servizio di Inoltro Incondizionato su utenza mobile sono due:
 - Nel servizio Fork2Mobile il numero di cellulare associato all’interno è preconfigurato e non può essere modificato in fase di attivazione del servizio
 - Nel servizio Fork2Mobile tutti gli account dell'utente squillano contemporaneamente all'utenza mobile fino a quando uno dei terminali non risponde, mentre nell'Inoltro Incondizionato la chiamata viene deviata esclusivamente al cellulare.

Inoltro Incondizionato
 - 811 Imposta
 - 810 Rimuovi
Il servizio Inoltro Incondizionato consente di deviare la chiamata diretta ad un interno verso una differente destinazione (interna od esterna). Questa funzione può essere utilizzata per deviare le chiamate ricevute verso il numero di un collega o di un'altra qualsiasi selezione del piano di numerazione (e quindi anche verso gruppi o code, oppure sul proprio cellulare quando si è lontani dalla propria postazione di lavoro).

NOTA: il servizio opera solo sulle chiamate dirette all'interno e non per le chiamate destinate a gruppi di chiamata a cui l'interno appartiene, o a code di cui uno o più account dell'interno sono membri.

Ogni volta che viene attivato il servizio è necessario indicare verso quale numero deve essere programmato l’inoltro. Il centralino inoltrerà la chiamata in ingresso esclusivamente a questa numerazione. In caso di fallimento della chiamata non viene eseguita l’azione di trabocco dell’interno originale ma quella del destinatario dell’inoltro.

La chiamata inoltrata verso un numero interno, presenterà sempre il chiamante originale, mentre la chiamata inoltrata verso un numero esterno segue le regole di instradamento in uscita associate all’interno originale, ed il numero presentato coinciderà sempre con quello che utilizza l’interno quando comunica verso la rete telefonica pubblica.

 

GESTIONE DELLE CHIAMATE

Effettuando oppure ricevendo una chiamata è anche possibile eseguire alcune operazioni di gestione.
Per esempio è possibile mettere in attesa l’interlocutore per confrontarsi con un collega e poi riprendere la chiamata e continuare la conversazione.
È anche possibile mettere in attesa l’interlocutore, chiamare un numero di interno, riferire che l’interlocutore ha necessità di parlare con la persona contattata e trasferire la chiamata.
La funzionalità in essere viene eseguita tramite i tasti funzione posti sotto al display del telefono che variano a seconda delle operazioni che si stanno compiendo (e anche a seconda del modello).

Esempio dei tasti funzione con il telefono in modalità riposo.

Come si vede dall’immagine, in questa circostanza i tasti funzione riportano alcune voci.
Sollevando la cornetta, effettuando una chiamata oppure alla ricezione di una chiamata
queste voci cambieranno.

Premendo il bottone Storico si accede all’elenco delle chiamate fatte, ricevute, perse.
Premendo il bottone DND si attiva/disattiva la funzionalità non disturbare.
Premendo il bottone Menù Si accede ad una serie di impostazioni del Telefono. (Solitamente non occorre utilizzare tali funzionalità).

Chiamata in attesa.

Per mettere una chiamata in attesa è sufficiente premere il bottone con dicitura Attendere.

Per riprendere la chiamata basta premere il bottone Riprendi.

Trasferimento di una chiamata.


Per trasferire una chiamata è sufficiente premere il bottone Trasf. Digitare il numero di interno (oppure premere uno dei tasti laterali già mappati verso i vari interni) segnalare all’interno chiamato il passaggio dell’interlocutore e premere nuovamente Trasf.